Secretaria Ejecutiva Despacho del Alcalde
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I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo: Secretaria Ejecutiva Despacho del Alcalde
Código: 438
Grado: 03
No. de cargos:
Naturaleza del cargo 1
Carrera Administrativa
Dependencia Despacho del Alcalde
Cargo del Jefe Inmediato Alcalde
II. AREA
Despacho del Alcalde
III. PROPOSITO PRINCIPAL
Desempeñar labores de apoyo asistencial, mediante la realización de labores administrativas con el fin de prestar un mejor servicio, conforme a las normas y procedimientos vigentes, para contribuir al logro de los objetivos.
IV. FUNCIONES ESENCIALES
1. Brindar atención al usuario interno y externo de manera oportuna, y dar trámite a los requerimientos conforme los procedimientos establecidos.
2. Manejar las herramientas tecnológicas al servicio del despacho del Alcalde y atender oportunamente al teléfono.
3. Tomar los dictados y atender a la correcta ejecución de los trabajos que se le indiquen.
4. Mantener organizadas las existencias de útiles y de materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades de éstas.
5. Redactar la correspondencia u oficios que le delegue su jefe inmediato.
6. Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos, aplicando las normas generales de archivo.
7. Apoyar a en las juntas y reuniones que le indique su jefe inmediato, conforme las instrucciones establecidas.
8. Informar y recordar oportunamente al Alcalde sobre llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que deba cumplir.
9. Transmitir a los Secretarios de Despacho y funcionarios subalternos del Alcalde, las instrucciones generales o específicas recibidas del Burgomaestre.
10. Implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a su cargo.
11. Las demás inherentes al cargo y/o solicitadas por uno de sus superiores
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
• Atención al Usuario
• Programas de Ofimática
• Gestión documental
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA VII. ALTERNATIVAS
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Curso de secretariado mínimo de 40 horas. Un (1) año de experiencia relacionada
VIII. COMPETENCIA COMPORTAMENTALES
• Orientación a resultados
• Orientación al usuario y al ciudadano
• Transparencia
• Compromiso con la Organización
• Manejo de Información.
• Adaptación al cambio
• Disciplina
• Relaciones Interpersonales
• Colaboración.
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Fecha de publicación 27/06/2023
Última modificación 08/07/2023